Toimisto voidaan siivota säännöllisesti, mutta tarkoittaako se, että kaikki tarvittavat siivoustehtävät tulevat varmasti hoidetuiksi?
Monet yritykset panostavat toimistosiivoukseen pitääkseen työympäristön siistinä, viihtyisänä ja edustavana. Lattiat imuroidaan, roskakorit tyhjennetään ja työpöydät pyyhitään. Kaikki näyttää olevan kunnossa.
Silti toimistossa voi esiintyä samoja siisteysongelmia viikosta toiseen.
Syynä ei aina ole huolimaton siivous. Joskus tietyt tehtävät ovat jääneet kokonaan siivoussuunnitelman ulkopuolelle tai niiden vastuista ei ole sovittu riittävän selkeästi.
Hyvä toimistosiivouksen tarkistuslista kertoo, mitä siivotaan, kuinka usein ja kenen vastuulla tehtävät ovat.
Seuraavat seitsemän asiaa jäävät helposti huomaamatta toimistosiivouksen suunnittelussa.
1. Oletetaan, että kaikki siivoustehtävät kuuluvat automaattisesti palveluun
Yksi tavallisimmista väärinkäsityksistä on ajatus siitä, että siivouspalvelun tilaaminen tarkoittaa automaattisesti kaikkien tilojen ja pintojen puhdistamista.
Esimerkiksi toimistopäällikkö saattaa olettaa, että yhteiskäytössä oleva jääkaappi puhdistetaan säännöllisesti. Siivoussopimus voi kuitenkin kattaa vain keittiön työtasot, lattiat ja roskakorit.
Epäselvyys saatetaan huomata vasta silloin, kun jokin alue jää toistuvasti siivoamatta.
Miten välttää tämä?
Sopikaa siivouspalvelun sisällöstä mahdollisimman tarkasti ennen työn aloittamista. Määritelkää, mitkä tehtävät kuuluvat säännölliseen siivoukseen ja mitkä tehdään erikseen sovittaessa.
Esimerkiksi kodinkoneiden sisäpuolinen puhdistus, ikkunanpesu ja kalusteiden perusteellisempi puhdistus kannattaa sopia erikseen.
Selkeästi määritelty palvelusisältö auttaa välttämään väärinkäsityksiä.
2. Kaikille toimiston tiloille määritellään sama siivousväli
Kaikkia toimiston tiloja ei käytetä yhtä paljon.
Ajatellaan esimerkiksi neuvotteluhuonetta, jota käytetään muutaman kerran viikossa, ja taukotilaa, jossa työntekijät käyvät useita kertoja päivässä.
Molemmat tarvitsevat siivousta, mutta niiden siivoustarpeet voivat olla hyvin erilaiset.
Keittiöt, wc-tilat, sisäänkäynnit ja muut vilkkaassa käytössä olevat alueet tarvitsevat usein enemmän huomiota kuin harvemmin käytetyt tilat.
Miten välttää tämä?
Suunnitelkaa siivousvälit tilojen todellisen käytön perusteella.
Toimistosiivouksen tarkistuslistassa kannattaa erottaa päivittäin, viikoittain ja harvemmin tehtävät siivoustyöt.
Näin siivous kohdistuu sinne, missä sitä eniten tarvitaan.
3. Usein kosketeltavat pinnat unohtuvat
Kuvitellaan toimisto, jossa lattiat kiiltävät ja työpöydät näyttävät puhtailta. Silti ovenkahvat, valokatkaisijat ja yhteiskäytössä oleva tulostin jäävät säännöllisesti puhdistamatta.
Koska nämä pinnat eivät välttämättä näytä likaisilta, ne voivat helposti unohtua.
Työpäivän aikana useat ihmiset kuitenkin koskettavat samoja pintoja ja laitteita.
Miten välttää tämä?
Lisätkää usein kosketeltavat pinnat osaksi toimiston siivoussuunnitelmaa.
Tällaisia ovat esimerkiksi ovenkahvat, valokatkaisijat, yhteiskäytössä olevat puhelimet, tulostimien käyttöpaneelit ja kaappien vetimet.
Erityisesti elektronisten laitteiden puhdistuksessa on tärkeää käyttää niille soveltuvia menetelmiä ja puhdistusaineita.
Tavoitteena ei ole puhdistaa jokaista esinettä jatkuvasti, vaan varmistaa, etteivät usein käytetyt pinnat jää huomiotta.
4. Katseilta piilossa olevat alueet jäävät siivoamatta
Toimistosiivouksessa huomio kiinnittyy helposti näkyvimpiin alueisiin.
Vastaanottotiskit, avoimet lattiat ja neuvottelupöydät saavat usein huomiota, koska ne vaikuttavat suoraan työympäristön yleisilmeeseen.
Mutta entä työpöytien aluset, kalusteiden takana olevat helposti saavutettavat alueet tai lattialistojen vierustat?
Näihin paikkoihin voi kertyä pölyä ja likaa vähitellen ilman, että kukaan huomaa sitä heti.
Miten välttää tämä?
Sisällyttäkää siivoussuunnitelmaan myös määräajoin tehtävä tarkempi puhdistus.
Tällaisia kohteita voivat olla esimerkiksi kalusteiden aluset, lattialistat, hyllyt, nurkat ja muut alueet, joita ei välttämättä puhdisteta jokaisella siivouskerralla.
Kaikkea ei tarvitse siivota päivittäin. Tärkeintä on, että myös vähemmän näkyvät alueet huomioidaan säännöllisesti.
5. Siivousvastuista ei sovita riittävän selkeästi
Kenen vastuulla on toimiston mikroaaltouunin puhdistaminen?
Entä kuka poistaa vanhentuneet ruoat jääkaapista tai ilmoittaa loppuneesta käsisaippuasta?
Nämä voivat vaikuttaa pieniltä kysymyksiltä, mutta epäselvät vastuut aiheuttavat helposti toistuvia ongelmia.
Työntekijät saattavat olettaa siivousyrityksen hoitavan kaiken, vaikka palveluntarjoajan vastuulle kuuluvat vain erikseen sovitut tehtävät.
Miten välttää tämä?
Määritelkää selkeästi, mitkä tehtävät kuuluvat siivouspalveluun ja mitkä ovat työpaikan käyttäjien vastuulla.
Työntekijät voivat esimerkiksi huolehtia omista astioistaan ja ruoistaan, kun taas siivouspalvelu vastaa sovittujen keittiöpintojen ja lattioiden puhdistamisesta.
Selkeä vastuunjako helpottaa siisteyden ylläpitämistä ja ehkäisee väärinkäsityksiä.
6. Toimiston muuttuvia siivoustarpeita ei huomioida
Puoli vuotta sitten hyvin toiminut siivoussuunnitelma ei välttämättä vastaa toimiston nykyisiä tarpeita.
Yritykseen on ehkä palkattu lisää työntekijöitä, asiakaskäynnit ovat lisääntyneet tai toimitilojen järjestystä on muutettu.
Myös vuodenajat vaikuttavat siivoustarpeisiin.
Suomessa syksyn sateet sekä talven lumi, hiekoitushiekka ja kosteus voivat lisätä sisäänkäyntien ja lattioiden siivoustarvetta.
Miten välttää tämä?
Tarkistakaa siivousjärjestelyt aina, kun työympäristössä tapahtuu merkittäviä muutoksia.
Huomioikaa työntekijämäärä, asiakasliikenne, vuodenaika ja eri tilojen käyttöaste.
Tarvittaessa siivousvälejä ja tehtäviä voidaan muuttaa vastaamaan paremmin toimiston arkea.
7. Siivoussuunnitelman toimivuutta ei arvioida
Yksityiskohtainen tarkistuslista on hyödyllinen, mutta se ei yksin takaa hyvää lopputulosta.
Jos työntekijät huomaavat jatkuvasti pölyisiä hyllyjä tai epäsiistejä yhteisiä tiloja, ongelma voi liittyä siivoukseen varattuun aikaan, epäselviin vastuisiin tai muuttuneisiin tarpeisiin.
Miten välttää tämä?
Arvioikaa siivouksen tuloksia säännöllisesti ja pitäkää yhteyttä siivouspalvelun tarjoajaan.
Toimiston tilat kannattaa käydä ajoittain läpi, tunnistaa toistuvat ongelmat ja sopia tarvittavista muutoksista.
Tavoitteena ei ole etsiä virheitä, vaan kehittää siivousjärjestelyjä.
Toimiva siivoussuunnitelma näkyy käytännössä, ei pelkästään paperilla.
Toimistosiivouksen tarkistuslista yrityksille
Käykää seuraavat kysymykset läpi ja arvioikaa, kuinka hyvin nykyiset siivousjärjestelynne vastaavat työpaikkanne tarpeita.
- Onko siivouspalvelun sisältö määritelty selkeästi?
- Vastaavatko eri tilojen siivousvälit niiden todellista käyttöä?
- Kuuluvatko usein kosketeltavat pinnat siivousohjelmaan?
- Onko vähemmän näkyvien alueiden puhdistus suunniteltu?
- Onko siivousvastuut jaettu selkeästi työntekijöiden ja siivouspalvelun kesken
- Päivitetäänkö siivoussuunnitelmaa työympäristön muuttuessa?
- Arvioidaanko siivouksen laatua ja korjataanko toistuvat ongelmat?
Jos vastasitte useaan kysymykseen ei, nykyistä siivoussuunnitelmaa voi olla hyödyllistä tarkistaa.
Joskus pienetkin muutokset voivat parantaa siivouksen toimivuutta huomattavasti.
Hyvin suunniteltu toimistosiivous näkyy arjessa
Ammattimainen toimistosiivous ei tarkoita pelkästään yksittäisten tehtävien suorittamista. Se edellyttää työympäristön tarpeiden ymmärtämistä ja siivouksen suunnittelua niiden mukaisesti.
Huolellisesti laadittu tarkistuslista auttaa ehkäisemään unohtuneita tehtäviä, epäselviä vastuita ja toistuvia siisteysongelmia.
Samalla se luo hyvän perustan puhtaalle, viihtyisälle ja toimivalle työympäristölle.
Ammattimaista toimistosiivousta Melsahilta
Melsah tarjoaa yritysten tarpeisiin räätälöityjä toimisto- ja yrityssiivouspalveluita.
Panostamme huolelliseen työnjälkeen, joustaviin siivousjärjestelyihin ja selkeään viestintään.
Palvelemme Hyvinkäällä, Riihimäellä, Järvenpäässä, Tuusulassa ja lähialueilla.
Tarvitseepa yrityksenne säännöllistä toimistosiivousta tai kertaluonteista siivousapua, keskustelemme mielellämme sopivasta ratkaisusta.
Etsittekö luotettavaa siivouskumppania?
Tutustukaa palveluihimme verkkosivuillamme tai pyytäkää maksuton ja sitoumukseton tarjous.